En estos días recibí una pregunta que me hizo pensar en la manera en que archivamos la información de nuestros empleados, para las personas que tenemos toda la vida trabajando en los Estados Unidos es algo que hemos practicado desde el día en que tuvimos nuestro primer empleo en la preparatoria, pero para propietarios de negocios que llegaron a los Estados Unidos como empresarios y dueños de su propia empresa, este puede ser un punto que tenemos que repasar para ayudarlos a preparar los archivos de sus empleados de manera óptima y de acuerdo a las regulaciones del estado de Texas.

En los archivos de cada empleado se les recomienda a los empresarios guardar la siguiente información:

  1. Descripción del puesto que se publicó cuando el empleado aplicó para el puesto
  2. Solicitud de empleo original y el resume (currículo vitae) del empleado
  3. Formularios con la información del contacto en caso de emergencia. Se recomienda tener mínimo 1 contacto de emergencia, y si se puede tener 2 ó 3 contactos archivados es mejor.
  4. Oferta de empleo por escrito como se le envió al prospecto
  5. Acuerdo de trabajo o cualquier contrato por escrito incluyendo acuerdos de beneficios para el empleado, acuerdos de no competencia, confidencialidad y similares.
  6. Listado de equipo que se le entrega al empleado para trabajar, las condiciones en que se entrega y el acuerdo que hay respecto al equipo en caso de terminar la relación laboral, por ejemplo, teléfonos celulares, laptops, automóviles, y otras herramientas de trabajo.
  7. Formulario W-4 del IRS (el certificado de asignación de retenciones del empleado).
  8. Copia de certificaciones y entrenamientos que se hacen al momento de contratar o durante el término del contrato de trabajo.
  9. Copia de verificación de licencias, como la licencia para el manejo de comida, manejo de monta cargas, etc.
  10. Documentos relacionados con la salida del trabajador de la empresa (por ejemplo, razones por las cuales el trabajador dejó la empresa o fue despedido, documentos de desempleo, formularios de continuación de seguro, etc.).

Otros documentos secundarios que pueden ir dentro del archivo del empleado:

  • Premios por desempeño
  • Registros de asistencia o tardanzas
  • Advertencias y acciones disciplinarias no confidenciales

De acuerdo con la información que nos brinda el Texas Workforce en su sitio web, el único documento que debe guardarse en un archivo aparte y en calidad confidencial es la Información Médica del Empleado, incluyendo el acta de “Americans with Disabilities” y los registros de compensación para trabajadores, esto es porque la Ley de Estadounidenses con Discapacidades requiere que se guarden los registros médicos de los empleados en archivos médicos confidenciales separados.

En su sitio web, el Texas Workforce también recomienda mantener los siguientes documentos en archivos separados:

Registros I-9: Al guardarlo en un archivo separado le facilitará la defensa contra una demanda de discriminación por ciudadanía u origen del empleado si usted puede demostrar que dicha información está disponible solo para aquellos que necesitan saber, es decir, que aquellos que pudieron haber tomado una decisión adversa sobre el trabajo, no estaban al tanto de la nacionalidad del empleado o del estado de ciudadanía de la persona.

Registros de seguridad OSHA: este registro de seguridad también puede contener documentación relacionada con la participación de un empleado en un reclamo o investigación de OSHA. Limitar el acceso a dicha documentación facilitaría evitar que la información influya en posibles decisiones adversas contra el empleado que a su vez podrían dar lugar a reclamaciones de represalia bajo OSHA.

Registros de quejas e investigaciones de calidad CONFIDENCIAL: mantenga un archivo separado para estos registros porque a menudo contienen información vergonzosa, confidencial o extremadamente privada sobre los empleados que podría dar lugar a una demanda por difamación o invasión de privacidad si tales hechos fueran conocidos y discutidos por otros empleados dentro de la empresa. También, en caso de ser necesario, usted puede hacer saber a los empleados que los registros de la investigación no serán divulgados ya que esto puede hacer más fácil persuadir a los testigos reacios a que den respuestas francas y honestas en una investigación.

El departamento de recursos humanos puede desarrollar un procedimiento de acceso de seguridad para estos archivos y así la empresa puede mantener una visión general mediante referencias cruzadas en un archivo aparte, documentos necesarios por separado.

La ley de Texas no requiere que un empleador le permita a un empleado acceder a su archivo personal con la excepción de los empleados públicos, quienes pueden solicitar copias de sus documentos de archivo personal según la Ley de Información Pública. Sin embargo, la mayoría de las compañías Texanas permiten el acceso supervisado y la copia de contenidos mientras que el empleado corra con los gastos de reproducción.

Una empresa nunca debe colocar nada en un archivo de personal que se avergüence de mostrar a otras personas (como por ejemplo a 12 miembros de un jurado promedio); recuerde, cualquier cosa, en cualquier archivo relacionado con un empleado, se puede descubrir en un reclamo o demanda presentada por o en nombre de ese empleado.

Una regulación federal bajo OSHA contiene una excepción a la regla general de que un empleador no tiene que entregar copias de un archivo de personal a empleados o exempleados. La regla de OSHA en cuestión es la 29 C.F.R. § 1904.35, que requiere que una compañía dé a los empleados y antiguos empleados acceso a los registros requeridos por OSHA de sus enfermedades y lesiones relacionadas con el trabajo, es decir, aquellas condiciones médicas que estarían cubiertas por los requisitos de mantenimiento de registros de OSHA. En general, esos documentos serían el Registro 300 y el Informe de Incidentes 301 de OSHA (“Acceso” incluye copias). La fecha límite para el acceso o las copias es el final del siguiente día hábil siguiente a la solicitud, por lo que no hay un requisito particular para una respuesta de 24 horas. Como lo señala la regla, la primera copia de un documento cubierto es gratuita para el exempleado o su representante designado, pero las copias subsiguientes se pueden proporcionar a un “cargo razonable”. La línea de ayuda de OSHA está al 1-800-321-OSHA (6742).

Las pequeñas empresas, con 10 o menos empleados, están exentas de algunos requisitos de informes de lesiones de OSHA. Además, una pequeña empresa definida como parte de una “industria de bajo riesgo” está exenta de la inspección regular de OSHA, si la agencia no tiene conocimiento de una lesión personal grave en el lugar de trabajo. Si su empresa no está regulada por OSHA, entonces usted no tiene que preocuparse por estas cláusulas.

La propiedad y la custodia de los registros de personal generalmente pasan de un predecesor al sucesor en una situación que involucra la venta de un negocio.

Y por supuesto, siempre es recomendable buscar el apoyo de las entidades de gobierno o de abogados expertos en casos de empleos si es necesario hacer una consulta.

Usted puede encontrar las recomendaciones del Texas Workforce en ingles en su sitio web siguiendo esta liga: https://twc.texas.gov/news/efte/personnel_files_details.html