10 documentos que debe archivar un empleador para sus empleados en Texas

10 documentos que debe archivar un empleador para sus empleados en Texas

En estos días recibí una pregunta que me hizo pensar en la manera en que archivamos la información de nuestros empleados, para las personas que tenemos toda la vida trabajando en los Estados Unidos es algo que hemos practicado desde el día en que tuvimos nuestro primer empleo en la preparatoria, pero para propietarios de negocios que llegaron a los Estados Unidos como empresarios y dueños de su propia empresa, este puede ser un punto que tenemos que repasar para ayudarlos a preparar los archivos de sus empleados de manera óptima y de acuerdo a las regulaciones del estado de Texas.

En los archivos de cada empleado se les recomienda a los empresarios guardar la siguiente información:

  1. Descripción del puesto que se publicó cuando el empleado aplicó para el puesto
  2. Solicitud de empleo original y el resume (currículo vitae) del empleado
  3. Formularios con la información del contacto en caso de emergencia. Se recomienda tener mínimo 1 contacto de emergencia, y si se puede tener 2 ó 3 contactos archivados es mejor.
  4. Oferta de empleo por escrito como se le envió al prospecto
  5. Acuerdo de trabajo o cualquier contrato por escrito incluyendo acuerdos de beneficios para el empleado, acuerdos de no competencia, confidencialidad y similares.
  6. Listado de equipo que se le entrega al empleado para trabajar, las condiciones en que se entrega y el acuerdo que hay respecto al equipo en caso de terminar la relación laboral, por ejemplo, teléfonos celulares, laptops, automóviles, y otras herramientas de trabajo.
  7. Formulario W-4 del IRS (el certificado de asignación de retenciones del empleado).
  8. Copia de certificaciones y entrenamientos que se hacen al momento de contratar o durante el término del contrato de trabajo.
  9. Copia de verificación de licencias, como la licencia para el manejo de comida, manejo de monta cargas, etc.
  10. Documentos relacionados con la salida del trabajador de la empresa (por ejemplo, razones por las cuales el trabajador dejó la empresa o fue despedido, documentos de desempleo, formularios de continuación de seguro, etc.).

Otros documentos secundarios que pueden ir dentro del archivo del empleado:

  • Premios por desempeño
  • Registros de asistencia o tardanzas
  • Advertencias y acciones disciplinarias no confidenciales

De acuerdo con la información que nos brinda el Texas Workforce en su sitio web, el único documento que debe guardarse en un archivo aparte y en calidad confidencial es la Información Médica del Empleado, incluyendo el acta de “Americans with Disabilities” y los registros de compensación para trabajadores, esto es porque la Ley de Estadounidenses con Discapacidades requiere que se guarden los registros médicos de los empleados en archivos médicos confidenciales separados.

En su sitio web, el Texas Workforce también recomienda mantener los siguientes documentos en archivos separados:

Registros I-9: Al guardarlo en un archivo separado le facilitará la defensa contra una demanda de discriminación por ciudadanía u origen del empleado si usted puede demostrar que dicha información está disponible solo para aquellos que necesitan saber, es decir, que aquellos que pudieron haber tomado una decisión adversa sobre el trabajo, no estaban al tanto de la nacionalidad del empleado o del estado de ciudadanía de la persona.

Registros de seguridad OSHA: este registro de seguridad también puede contener documentación relacionada con la participación de un empleado en un reclamo o investigación de OSHA. Limitar el acceso a dicha documentación facilitaría evitar que la información influya en posibles decisiones adversas contra el empleado que a su vez podrían dar lugar a reclamaciones de represalia bajo OSHA.

Registros de quejas e investigaciones de calidad CONFIDENCIAL: mantenga un archivo separado para estos registros porque a menudo contienen información vergonzosa, confidencial o extremadamente privada sobre los empleados que podría dar lugar a una demanda por difamación o invasión de privacidad si tales hechos fueran conocidos y discutidos por otros empleados dentro de la empresa. También, en caso de ser necesario, usted puede hacer saber a los empleados que los registros de la investigación no serán divulgados ya que esto puede hacer más fácil persuadir a los testigos reacios a que den respuestas francas y honestas en una investigación.

El departamento de recursos humanos puede desarrollar un procedimiento de acceso de seguridad para estos archivos y así la empresa puede mantener una visión general mediante referencias cruzadas en un archivo aparte, documentos necesarios por separado.

La ley de Texas no requiere que un empleador le permita a un empleado acceder a su archivo personal con la excepción de los empleados públicos, quienes pueden solicitar copias de sus documentos de archivo personal según la Ley de Información Pública. Sin embargo, la mayoría de las compañías Texanas permiten el acceso supervisado y la copia de contenidos mientras que el empleado corra con los gastos de reproducción.

Una empresa nunca debe colocar nada en un archivo de personal que se avergüence de mostrar a otras personas (como por ejemplo a 12 miembros de un jurado promedio); recuerde, cualquier cosa, en cualquier archivo relacionado con un empleado, se puede descubrir en un reclamo o demanda presentada por o en nombre de ese empleado.

Una regulación federal bajo OSHA contiene una excepción a la regla general de que un empleador no tiene que entregar copias de un archivo de personal a empleados o exempleados. La regla de OSHA en cuestión es la 29 C.F.R. § 1904.35, que requiere que una compañía dé a los empleados y antiguos empleados acceso a los registros requeridos por OSHA de sus enfermedades y lesiones relacionadas con el trabajo, es decir, aquellas condiciones médicas que estarían cubiertas por los requisitos de mantenimiento de registros de OSHA. En general, esos documentos serían el Registro 300 y el Informe de Incidentes 301 de OSHA (“Acceso” incluye copias). La fecha límite para el acceso o las copias es el final del siguiente día hábil siguiente a la solicitud, por lo que no hay un requisito particular para una respuesta de 24 horas. Como lo señala la regla, la primera copia de un documento cubierto es gratuita para el exempleado o su representante designado, pero las copias subsiguientes se pueden proporcionar a un “cargo razonable”. La línea de ayuda de OSHA está al 1-800-321-OSHA (6742).

Las pequeñas empresas, con 10 o menos empleados, están exentas de algunos requisitos de informes de lesiones de OSHA. Además, una pequeña empresa definida como parte de una “industria de bajo riesgo” está exenta de la inspección regular de OSHA, si la agencia no tiene conocimiento de una lesión personal grave en el lugar de trabajo. Si su empresa no está regulada por OSHA, entonces usted no tiene que preocuparse por estas cláusulas.

La propiedad y la custodia de los registros de personal generalmente pasan de un predecesor al sucesor en una situación que involucra la venta de un negocio.

Y por supuesto, siempre es recomendable buscar el apoyo de las entidades de gobierno o de abogados expertos en casos de empleos si es necesario hacer una consulta.

Usted puede encontrar las recomendaciones del Texas Workforce en ingles en su sitio web siguiendo esta liga: https://twc.texas.gov/news/efte/personnel_files_details.html

Adquiera las contraseñas de sus redes sociales y páginas web

Adquiera las contraseñas de sus redes sociales y páginas web

En nuestros tiempos, la presencia en línea ya no es una opción, es una necesidad obligatoria de todas las empresas o personas públicas. Desafortunadamente, para aquellos que tienen horarios agitados o que no están muy familiarizados con las redes sociales y los sitios web, administrar nuestra principal fuente de ingresos y mantenerse al día con la presencia en línea puede ser muy abrumador. En un esfuerzo por mantenerse al día con la tecnología, la estrategia y el protocolo de la presencia en línea, los empresarios a veces tienen que subcontratar compañías externas o incluso tienen que contratar empleados para encargarse específicamente la presencia en línea de la empresa y esta es la parte cuando los problemas pueden comenzar. A veces, los proveedores externos pueden ser muy costosos o no necesariamente reflejan la personalidad del negocio; en otras ocasiones, las cosas simplemente no funcionan y las relaciones comerciales terminan. En este punto, los dueños de negocios se apresuran a contratar a alguien más para que se ocupe de su presencia en línea y luego se dan cuenta de que el proveedor anterior se quedó con todas las contraseñas, los dominios de su negocio o las paginas oficiales de la empresa y es así como la marca se queda secuestrada o la compañía se queda muda. Todo el tiempo y el dinero invertido ahora están en manos del empleado o proveedor anterior y obtener acceso a Google, Yelp, Facebook, Twitter, Instagram, los sitios web y todas las otras cuentas puede ser muy difícil, a veces incluso imposible y crear una segunda, tercera o cuarta cuenta para el negocio diluye el tráfico del espectador y no beneficia para nada al negocio. Dicho esto, mi consejo para cada persona pública o empresario es OBTENER SUS CONTRASEÑAS DE CADA PLATAFORMA cuando las cosas vayan bien con sus proveedores y asegurarse de ser dueños de los dominios y que las cuentas de recuperación estén ligadas a los correos electrónicos de la empresa.

Por favor, tome el control de su presencia en línea cuando la relación esté en buenos términos con los empleados y proveedores externos, porque después de todo, es su negocio y usted está pagando por su servicio; de lo contrario, pueden surgir muchos dolores de cabeza y su negocio puede pasar por una situación bastante desagradable.

¿Le ha pasado algo similar? ¿Desea obtener más información? Nos encantaría poderle apoyar, puede dejar su comentario aquí mismo o enviar un email a larissa@bcoconsultinggroup.com o llamar por teléfono al (512) 636-6381.

Clases en el Centro de Texas de inglés, computación, GED, ciudadanía, para recibir certificaciones gratuitas para mejorar sus ingresos, para hacer sus impuestos y para pagar sus recibos de servicios en tiempos de crisis

Clases en el Centro de Texas de inglés, computación, GED, ciudadanía, para recibir certificaciones gratuitas para mejorar sus ingresos, para hacer sus impuestos y para pagar sus recibos de servicios en tiempos de crisis

¡Hola!

Esperamos que el día les este sentando de maravilla, en BCO Consulting Group sabemos que acoplarse al Centro de Texas puede ser complicado y en ocasiones necesitamos apoyo para conseguir recursos. Es por eso que les recopilamos esta lista de clases en el Centro de Texas de inglés, computación, GED, ciudadanía, para recibir certificaciones gratuitas para mejorar sus ingresos, para hacer sus impuestos y para pagar sus recibos de servicios en tiempos de crisis. ¡Esperamos les sea de utilidad!

Clases de Inglés:

Austin Community College

Cuando: Clases varían

Donde: Varias direcciones

Más información: https://www.austincc.edu/espanol/educaion-para-adultos

Austin ISD (Programa Maestro en Casa)

Cuando: Información no disponible

Donde:  Información no disponible

Más información: https://www.austinisd.org/communications/community/maestro

Austin Learning Academy (ALA)

Cuando: Horarios Varían

Donde: En diversas escuelas primarias de la ciudad

Más información: http://www.austinlearningacademy.org/

Austin Public Library – Biblioteca Pública de Austin

Cuando: Horarios varían

Donde:  Varias direcciones

Más información: https://library.austintexas.gov/es/pni/english-classes

Casa Marianella

Cuando: Información no disponible

Donde:  821 Gunter Street, Austin, TX 78702

Más información: http://www.casamarianella.org/legal-services/esl-classes/

Community Action

Cuando: Horarios varían

Donde:  Varias direcciones

Más información: http://communityaction.com/our-services/adult-education/hse/

Community Action Inc. of Central Texas
McCormick Middle School
5700 Dacy Ln. Buda, Texas Room 203. Phone: (512)268-2719

El Buen Samaritano

Cuando:  Horarios varian

Donde: 7000 Woodhue Drive, Austin, TX 78745

Más información: https://elbuen.org/education-supports/adult-education/

First United Methodist Church of Austin (English as a Second Language classes)

Cuando: Lunes y Jueves de 10 am a 12 pm

Donde: Schmidt-Jones Family Life Center of the First United Methodist Church

1300 Lavaca

Austin, Texas 78701

Más información: https://fumcesl.org/

Foundation Community

Cuando: Horarios varían

Donde:  Varias direcciones

Más información: https://foundcom.org/education/esl/

Great Hills Baptist Church

10500 Jollyville Rd, Austin, TX 78759 | Teléfono: (512) 343-7763

Hope Presbyterian Church

Más información: http://hopeaustin.org/esl-classes/

Manos de Cristo

Cuando: Diferentes horarios

Donde: 4911 Harmon Avenue, Austin, TX 78751

Más información: http://www.manosdecristo.org/EducationRegInfo.html

SEED Adult and Family Learning Community

Cuando: lunes – viernes de 8:00 am -11:00 am

Donde: Houston Elementary, 5409 Ponciana Dr. Austin TX 78744

Más información: https://www.theseedaustin.org/

Round Rock ISD

Cuando: Información no disponible

Donde: Información no disponible

Más información: https://parentprograms.roundrockisd.org/

Southwest Key Programs

Cuando: Información no disponible

Donde: Información no disponible

Más información: https://www.swkey.org/programs/childrens_promise/el_centro_de_familia_copy/

St. Williams Church

Cuando: Información no disponible

Donde:  620 Round Rock West Dr. Round Rock, Texas 78681

Más información: https://st-william.org/servicios-sociales

Todos Juntos Learning Center

Cuando: Información no disponible

Donde:  Información no disponible

Más información:  http://todosjuntoslc.org/espanol/

UT

Cuando: Información no disponible

Donde: Información no disponible

Más información: https://world.utexas.edu/esl



ATX Austin Tutor ($35 inscripción y $80 al mes)

Cuando: Clases de acuerdo al nivel de ingles

Dirección: Brougham Way, Austin to 78754

Clases de GED:

Austin Community College

Cuando: Información no disponible

Donde: Información no disponible

Más información: https://www.austincc.edu/academic-and-career-programs/adult-education/high-school-equivalency-ged

Community Action Inc. of Central Texas
McCormick Middle School
5700 Dacy Ln. Buda, Texas Room 203. Phone: (512)268-2719

Lifeworks

Cuando: Diferentes Horarios

Donde: 835 NORTH PLEASANT VALLEY ROAD, AUSTIN, TX, 78702

Más información: https://www.lifeworksaustin.org/ged

Southwest Key Programs

Cuando: Información no disponible

Donde: Información no disponible

Más información: https://www.swkey.org/programs/childrens_promise/el_centro_de_familia_copy/

Todos Juntos Learning Center

Cuando: Información no disponible

Donde:  Información no disponible

Más información:  http://todosjuntoslc.org/espanol/

AISD Bedichek Middle School 
Más información:  https://www.austinisd.org/announcements/2013/09/04/aisd-austin-learning-academy-offer-free-ged-classes

Ascend Center for Learning
Más información:  https://willread.org/learningcenter

American Youthworks
Más información: americanyouthworks.org/

Aspire Family Literacy
Más información:  https://ciscentraltexas.org/what-we-do/aspire-family-literacy/

Austin Area Urban League
Más información:  https://aaul.org/

Austin Learning Academy
Más información:  http://www.austinlearningacademy.org/home.html

Austin Independent School District
Más información:  https://www.austinisd.org/announcements/2013/09/04/aisd-austin-learning-academy-offer-free-ged-classes

Austin Pathways

Más información: http://austinpathways.org/self-sufficiency-programs/adults/

Caritas of Austin
Más información: https://www.caritasofaustin.org/what-we-do/education/

El Buen Samaritano 

Más información:  https://elbuen.org/educacion-y-apoyos/educacion-para-adultos/?lang=es&lang=es

El Centro de Familia (Southwest Key Program)
Más información:  https://www.swkey.org/espanol/programas_para_el_este_de_austin/index.html

Goodwill Career Academy
Más información:  https://www.goodwillcentraltexas.org/excel-center

HACA
Más información:  http://austinpathways.org/self-sufficiency-programs/adults/

La Fuente Learning Center (EL Civics Program)
Más información:  No tiene sitio web. Teléfono: (512)577-1147

Ubicación en Metz School, Portable I, 84 Robert T Martinez Jr St, Austin, TX 78702

Life Bridge Job Corps (Great Hills Baptist Church)
Más información:  https://rivercityhopestreet.org/life-bridge-job-corps/life-bridge-twin-lakes/

LifeWorks
Más información:  https://www.lifeworksaustin.org/gedregistration

Texas Dept. of Assistive & Rehabilitative Services
Más información:  http://sefb320.pbworks.com/w/page/8429406/Texas%20Workforce%20Commission%20%28TWC%29

Clases de Ciudadanía:

Clases aprobadas por la Secretaría de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos: https://my.uscis.gov/findaclass

Biblioteca Pública de Austin

Más información: http://library.austintexas.gov/es/pni/citizenship-classes

Manos de Cristo

Más información: http://www.manosdecristo.org/educationesp.html

 
Hope Presbyterian Church

Más información: http://hopeaustin.org/esl-classes/

Travis High School

Más información:

Clases de Computación:

Austin Area Urban League

Más información:  http://aaul.org/workforce-career-development/

Austin Community College

Más información: http://continue.austincc.edu/computer

Austin Computer Lab

Más información:  https://www.austincomputer.org/

Austin Free Net

Más información: http://austinfree.net/

Austin Public Library – Bibliotecas Públicas

Más información: http://library.austintexas.gov/event-tags/computer-classes

El Buen Samaritano

Cuando:  Horarios varian

Donde: 7000 Woodhue Drive, Austin, TX 78745

Más información: https://elbuen.org/education-supports/adult-education/

Manos de Cristo

Más información: http://www.manosdecristo.org/educationesp.html

The Learning Center

Más información:  https://willread.org/learningcenter/


Certificaciones gratis para desarrollarse:

Austin FREE Net

Más información:  http://austinfree.net/

Capital IDEA

Más información:  https://www.capitalidea.org/

Goodwill

Más información: https://www.goodwillcentraltexas.org/education-job-training/goodwill-career-technical-academy

Skillpoint Alliance

Más información: http://skillpointalliance.org/


Apoyó gratuito para hacer tus impuestos si ganas menos de $55,000 anuales:

Foundation Communities 

Más información: https://foundcom.org/financial-stability/austin-tax-preparation/

Volunteer Income Tax Assistance Program (VITA)

Más información: http://www.uwct.org/who-we-help/vita-free-tax-preparation


Apoyó para pagar utilidades:

Llamar al 211 para identificar el distrito que les corresponde

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